Mensen die over een verzameling oude familiebrieven beschikken, zitten op een goudmijn. Sinds de uitvinding van de telefoon, e-mail, sms, Twitter en Facebook, om maar een paar manieren van moderne communicatie te noemen, is het schrijven van brieven in het slop geraakt. Een reden temeer om alle oude brieven in uw genealogiecollectie goed voor toekomstige generaties te bewaren. Of u nu 100 brieven of slechts één brief hebt, ze zijn belangrijk voor uw familiegeschiedenis en dragen bij aan uw familieverhaal.
Het papieren erfgoed van uw familie is een uniek onderdeel van uw familiearchief. Er kunnen ook brieven uit de oorlog in uw collectie zitten. Die kunnen naast een persoonlijke waarde ook een historische waarde hebben, vooral als uw voorouders in hun brieven gegevens over de oorlog optekenden. Liefdesbrieven zijn een geweldige bron voor genealogische informatie, omdat ze u kunnen helpen om erachter te komen hoe uw voorouders elkaar hebben ontmoet en verliefd zijn geworden.
Die informatie is van onschatbare waarde en moet bewaard blijven.
Orde scheppen
Eerst moeten we een beetje orde in de verzameling scheppen. Veel genealogen hebben stapels brieven, schoenendozen vol brieven of met linten of elastiekjes gebundelde brieven. Het ordenen van de stapels correspondentie helpt u bij het beheren van uw genealogische gegevens en het is goed mogelijk dat u tijdens het werk nog onbekende informatie vindt.
- Rangschik uw brieven in chronologische volgorde. Dat is de eenvoudigste manier om te beginnen met het organiseren van uw brieven. Gebruik of de datum op de brief zelf of de datum op de envelop, als u maar consequent blijft
- Hebt u brieven van meerdere familieleden? Rangschik ze eerst op achternaam en vervolgens voor iedere achternaam in chronologische volgorde. Zo kunt u snel en efficiënt de brieven van een bepaalde persoon terugvinden.
- U kunt de brieven ook indelen aan de hand van belangrijke gebeurtenissen in de levens van uw voorouders. Bijvoorbeeld door alle brieven uit de Tweede Wereldoorlog of alle brieven uit de studietijd te groeperen en daarna op datum te leggen.
- Het belangrijkste bij het organiseren van de brieven is het vinden van een systeem dat voor u werkt. Houd uw werkwijze vervolgens consequent aan.
Openvouwen en platvouwen
Als u over de ordening hebt nagedacht, is het tijd om wat conserveringswerk te doen. De Society of American Archivists omschrijft “conserveren” als: “actie ondernemen om verslechtering of verlies te voorkomen”.
De vraag die mij als archivaris het meest over oude brieven wordt gesteld is: “Laat ik de brief in de envelop zitten of haal ik hem eruit?” Mijn antwoord is altijd dat het beter is om de brieven uit de enveloppen te halen.
Brieven die opgevouwen in hun enveloppen blijven zitten, raken in de loop der tijd beschadigd. De belangrijkste reden daarvoor is dat mensen de brieven kunnen beschadigen als ze ze regelmatig uit de envelop halen om ze te lezen. Het briefpapier wordt na verloop van tijd zwakker op de vouwen en kan gaan slijten of scheuren. Om schade te voorkomen volgen hier enkele stappen die u thuis kunt uitvoeren om uw oude familiecorrespondentie te conserveren.
- Haal elke brief uit de enveloppe en vouw hem open zodat hij plat is. LET OP: Houdt de brieven bij de enveloppen. Bewaar elke brief samen met zijn enveloppe. Ik stel voor dat u elke brief die u uit de envelop hebt genomen en plat hebt gestreken met een plastic paperclip aan de envelop vastmaakt. GEBRUIK GEEN metalen paperclips of nietjes voor uw documenten. Metalen paperclips en nietjes beschadigen uw documenten door roestvorming en doordat ze aan uw documenten blijven kleven. Dit kan roestvlekken en mogelijk zelfs scheuren veroorzaken, wanneer u ze van het papier probeert te wrikken.
- Als uw brieven lange tijd opgevouwen in hun enveloppen hebben gezeten, willen ze mogelijk niet automatisch platliggen. In dat geval moet u de brief voorzichtig helpen om plat te worden. Leg de brieven op een schone, droge ondergrond, waar geen zonlicht komt en waar ze geruime tijd onaangeroerd kunnen liggen. Zorg ervoor dat u de enveloppe bij de brief houdt, zodat ze niet van elkaar gescheiden raken, zelfs als de envelop al plat is.
In beschermhoezen stoppen
Als uw brieven plat zijn, kunt u ze in hoezen stoppen. Het doel hiervan is dat uw brieven en enveloppen goed beschermd zijn tegen beschadiging als ze in de hand worden genomen. Het beste is dat u uw brieven zo min mogelijk aanraakt. Door ze in hoezen te bewaren, voorkomt u ook dat er stof en vuil op de documenten komen.
- Koop archiefhoezen die zuurvrij en ligninevrij zijn en de Photographic Activity Test (PAT-test volgens ISO 18916:2007) hebben doorstaan. De hoezen mogen bestaan uit bopet (biaxiaal georiënteerd polyethyleentereftalaat, merknaam Mylar), polyester of polypropyleen. De hoezen worden in alle maten verkocht, voor verschillende formaten briefpapier. Zorg ervoor dat u een formaat kiest dat goed om uw brieven past en rondom een marge van ongeveer een halve centimeter vrijlaat. U wilt de hoezen niet helemaal volstoppen of te veel ruimte rondom het papier ongebruikt laten, waardoor de brieven kunnen gaan schuiven. Bespaar hierbij niet op de kosten en gebruik de juiste hoezen om schade aan uw documenten te voorkomen.
- Doe de envelop bij de brief in de hoes. Als de klep van uw envelop nog heel is, dan vouwt u hem tegen de envelop terug. De lijmrand op de klep van de envelop kan chemicaliën bevatten die uw brief kunnen beschadigen als de lijm in contact komt met de brief.
- Als u de brief en envelop samen in de hoes hebt gestopt, ziet u dat de hoes vanwege de statische elektriciteit direct rond het document sluit. Dit houdt de hoes gesloten. Uw brieven zijn beschermd en kunnen niet uit de hoezen vallen
U kunt de in hoezen verpakte brieven vervolgens in archiefmappen stoppen en die in een archiefkast leggen of de mappen in een 3-rings ringband bewaren.
